La retraite, ça se prépare!

Depuis quelques années, les gouvernements travaillent à hausser l'âge officiel de la retraite pour la population active. En effet, cet âge a longtemps été fixé à 65 ans, mais compte tenu de la prolongation de l'espérance de vie et des limites de l'État à sa capacité de verser des rentes, ceux qui prendront une retraite tardive (vers 70 ans et plus) se verront financièrement récompensés. Toutefois, au final, la décision de prendre sa retraite plus tôt ou plus tard demeure un choix individuel, ce choix étant souvent basé sur la santé du travailleur ou sur sa volonté de continuer à se réaliser professionnellement comparée à l'appel des loisirs et de la famille. Peu importe l'issue de cette réflexion, il est tout indiqué pour un employeur de prendre le temps d'en discuter à l'avance avec l'employé concerné. L'article qui suit vous accompagnera dans vos questionnements sur le pourquoi, le quand et le comment procéder.

POURQUOI PRÉPARER UN DÉPART À LA RETRAITE ?

Le départ inattendu d'un employé peut causer d'importants bouleversements au sein d'une entreprise. Les clients sont désorientés, les collègues sont pris au dépourvu. Cela engendre de jolis casse-tête de gestion pour les dirigeants de l'organisation. Heureusement, à moins d'un problème de santé ou d'un décès subit, rares sont les gens qui choisissent de quitter précipitamment leur poste. Lorsqu'une personne songe à se retirer du marché du travail pour la retraite, l'employeur dispose d'une belle occasion de mettre en œuvre divers mécanismes pour faciliter la transition. En voici les principales raisons.

Pour préparer la relève

Tout d'abord, les tâches et responsabilités qui étaient assumées par l'employé qui part devront éventuellement être assignées à quelqu'un d'autre dans l'organisation. On peut en profiter pour faire un remaniement des postes et répartir le tout entre plusieurs personnes, ou encore sélectionner un successeur qui prendra la relève du poste de façon plus intégrale. Que cette relève soit à l'interne ou à l'externe, une certaine période de formation est requise. Le futur retraité passe alors du temps avec son ou ses successeurs pour lui transmettre ses connaissances sur les façons de faire qui étaient efficaces pour lui. La durée de cette transition dépend principalement de la nature du poste (complexité et importance dans l'organisation) et du degré d'expérience des apprenants. Souvent, au-delà des tâches à accomplir, la personne qui se prépare à s’en aller va transmettre non seulement ses connaissances, mais aussi l'historique des dossiers. Il s'agit donc d'une étape cruciale puisqu'elle implique d'une certaine façon le maintien de la « mémoire organisationnelle ».

Par respect

Une préparation adéquate pour un départ à la retraite renvoie aussi directement à la notion de respect. Un respect qui vise à la fois l'employé qui part et ceux qui restent. En effet, imaginons que l'annonce d'une retraite se fasse la semaine précédant le départ de l'employé, en même temps que l'annonce du nouvel employé qui occupera le poste. Plus que pour un départ régulier (démission ou autre), la personne qui s’en va a besoin de temps pour faire son deuil. Si on la place dans une telle situation où tout est précipité, la formation et les adieux risquent d'être bâclés et l'équipe pourrait se retrouver dans le chaos entre les connaissances à acquérir et les émotions à gérer.

Pour faciliter la transition

Finalement, le fait de savoir ce qui nous attend permet aussi de trouver des façons d'adoucir le choc ou d'éviter que le changement de personnel ne soit accompagné de conséquences fâcheuses qui auraient pu être évitées (oublis, manquements, etc.). En effet, non seulement les collègues qui restent devront se préparer à faire des ajustements, mais aussi les clients qui verront partir une personne qui les a peut-être servis pendant de nombreuses années.

QUAND PRÉPARER UN DÉPART À LA RETRAITE ?

Selon le type de poste, le départ à la retraite peut se préparer de quelques semaines à plusieurs mois d'avance. S'il s'agit d'un poste clé, difficile à pourvoir ou exigeant des compétences pointues, un minimum de six mois pourrait être nécessaire pour mettre en place tous les mécanismes de remplacement et de formation. Dans tous les cas, pour un employé en fin de carrière, il est important de ne pas attendre que la personne tombe malade pour se préoccuper de son départ éventuel. La prévention a donc bien meilleur goût.

Dans la période de transition, le futur retraité peut choisir de demeurer à temps plein dans l'organisation pour partir définitivement à une date donnée. Toutefois, plusieurs personnes choisissent une retraite progressive, soit par amour de leur travail, ou par nécessité financière. Certains retraités ont peur de s'ennuyer ou de ne pas trouver de sens à leur vie en dehors du travail. La personne qui souhaite demeurer à son emploi à temps partiel peut le faire sur une période plus ou moins longue. Quelques mois à des fins de formation de son successeur, jusqu'à quelques années si elle souhaite diminuer ses heures progressivement. Ce choix quant aux modalités de retrait progressif permet aux futurs retraités, notamment, de vivre une transition harmonieuse entre le travail et la retraite, de combiner revenu de travail et revenu de retraite et de demeurer actifs en mettant à profit leur expertise. En effet, se sentir utile et donner un sens à sa vie revêtent une importance particulière à cette étape de la carrière.

COMMENT PRÉPARER UN DÉPART À LA RETRAITE ?

Lorsque l'employé a pris sa décision et que l'heure du départ a sonné, les réflexions sur les façons de faire doivent s'amorcer rapidement.

Accompagner et informer

Certaines organisations offrent des ateliers ou des séances avec un professionnel afin d'accompagner le futur retraité dans le changement de vie qui l'attend. Il pourra être question des aspects financiers et juridiques, ainsi que de santé physique et psychologique. Ces séances (en groupe ou individuelles) contribuent largement à aider le futur retraité à développer une nouvelle identité et à maintenir son estime de soi en dehors de ses réalisations professionnelles.

Aménager le temps de travail

Une question cruciale dans cette période préparatoire consiste à vérifier si le futur retraité envisage un départ définitif, un départ graduel qui lui permettrait de travailler à temps partiel pendant une certaine période ou un départ qui pourrait permettre à la relation d'emploi de se transformer en relation contractuelle.

Dans le premier cas, il est plus urgent d'identifier la personne qui occupera les fonctions du retraité et de voir à sa formation complète. Dans le deuxième cas, on détermine comment la diminution du temps de travail sera répartie. Est-ce que la personne passe à 3 jours par semaine dès maintenant pour les 6 prochains mois pour ensuite s’en aller définitivement ? Est-ce que la personne fera 2 mois à 4 jours, puis 2 mois à 3 jours et ainsi de suite jusqu'à ce qu'elle ne travaille qu'une journée par semaine avant de partir définitivement ? Les modalités d'aménagement sont très nombreuses et seront choisies selon ce qui convient le mieux aux parties impliquées. Dans le cas d'une éventuelle relation contractuelle, l'horaire de travail pourrait être plus flexible et varier en fonction des besoins de l'organisation et des disponibilités ou des capacités du retraité.

Communiquer

Encore une fois, les modalités en ce qui concerne l'information à propos du départ à la retraite dépendent en partie du type de poste occupé. Pour un poste à portée plus locale, un mémo envoyé à l'interne quelques semaines avant peut être tout à fait approprié. Pour un poste de direction ou dont l'envergure impliquait des interactions en dehors du cadre de l'équipe, l'annonce peut se faire en plusieurs étapes : mémo interne pour annoncer le départ éventuel, les dates et les personnes impliquées, ensuite message aux clients et fournisseurs à quelques semaines d'avis pour les informer des nouveaux processus ou des nouvelles personnes-ressources à contacter, puis d'autres communications pour les détails entourant la façon de souligner le départ (par exemple, carte à signer, cotisation pour cadeau de départ, réservation pour la soirée-hommage, etc.). Dans tous les cas, tenir compte du fait que lorsque la retraite est annoncée, il y a un risque que le futur retraité soit mis de côté par ses collègues dans les projets en cours. Il est souhaitable au contraire de les encourager à maximiser le temps passé avec l'employé avant son départ, sinon le désengagement pourrait rapidement venir miner la qualité des derniers moments dans l'organisation.

Célébrer

Enfin, la dernière action, et non la moindre, célébrer la retraite ! Souligner le départ d'un employé pour la retraite représente une importante forme de reconnaissance pour les années de services rendus à l'entreprise. Pour cette étape, il est primordial de vérifier les goûts et les attentes du futur retraité en ce qui a trait au lieu et au cadeau, notamment. Selon sa personnalité, il pourrait préférer une simple carte avec des petits mots de ses collègues, ou un gigantesque cocktail réunissant l'ensemble du personnel, des clients et des fournisseurs. Préparer l'un à celui qui veut l'autre pourrait représenter de grandes déceptions ou frustrations ! Inviter le conjoint peut être une bonne façon de souligner la transition vers la vie personnelle. De plus, prendre le temps de préparer des photos, une vidéo ou un album souvenir est souvent un geste apprécié.

Le départ d'une personne d'expérience dans l'entreprise ne doit pas être pris à la légère. Prendre sa retraite est une étape de vie qui peut s'avérer très émotive, car le retraité doit inévitablement faire certains deuils rattachés à sa vie active sur le marché du travail. Lorsque cette transition est bien gérée avec l'employeur, tout le monde y gagne. Si la retraite n'est pas bien préparée et que l'employé s’en va avec un sac chargé de frustrations (et de connaissances), peut-être aurez-vous à faire face à de fâcheuses conséquences. Qui sait, peut-être le retraité décidera-t-il d'offrir ses services à temps partiel ou comme consultant à votre principal concurrent. Ce risque sera beaucoup moins grand si le futur retraité est traité avec respect et une bonne dose de reconnaissance pour toutes ces années à votre emploi.

Guylaine Deschênes, Ph.D., CRHA

Cet article a été publié sur le site de La Référence RH (2015).