Déjouer les voleurs de temps

Vous arrive-t-il parfois de terminer une journée (ou une semaine) en vous disant « J’ai l’impression que le temps m’a glissé entre les doigts » ou encore « On dirait que je n’ai rien véritablement accompli »? Quelle sensation désagréable! On peut l’expliquer de plusieurs façons : soit que vous avez « papillonné » d’une tâche à l’autre sans en terminer aucune, soit que vous avez été confronté à un ou des imprévus, ou que vous ayez réellement « végété »… L’impression d’avoir perdu du temps peut donc venir soit des circonstances extérieures ou d’un manque d’efficacité personnelle. Dans plusieurs de ces cas, on peut faire quelque chose pour améliorer la situation, c’est-à-dire pour diminuer le temps consacré aux choses non urgentes et non importantes.

Voici une liste des principaux voleurs de temps, qu’on appelle aussi savamment des « chronophages ». Certains s’appliquent certainement à vous, au travail comme dans la vie personnelle. J’espère donc que vous pourrez puiser dans cette chronique quelques trucs concrets pour y remédier :

Sources externes :

  • interruptions par les autres, le téléphone, etc. (au moins 20 minutes s’envolent à chaque fois, le temps de se replonger dans la tâche)

  • périodes d’attente (avant un rendez-vous, un service, au téléphone)

  • « réunionite aiguë » (trop de réunions, inutilement trop longues)

  • retards des autres (besoin de renforcer la ponctualité)

  • manque de communication ou manque de clarté (malentendus, messages vagues sur boîte vocale qui obligent à jouer à la « tag téléphonique » (on se rappelle sans cesse mais on ne règle jamais rien))

  • trop d’information ou messages inutilement trop longs (courriels, mémos, paperasse à lire, etc.)

  • trop de paliers décisionnels

  • complexité ou défaillance des outils technologiques ou autres (serveur en panne, imprimante impossible à débloquer, lave-vaisselle défectueux, etc.)

  • procédures et processus désuets

  • etc.

En ce qui a trait à ces voleurs de temps qui viennent de votre environnement, il peut paraître à prime abord plus difficile de changer concrètement les choses. Pourtant, vous pouvez au moins vous permettre, lorsque vous voulez réaliser une tâche qui requiert de la concentration, de communiquer clairement à votre entourage d’éviter de vous interrompre entre telle heure et telle heure. Essayez aussi de ne prendre vos courriels et autres messages qu’une fois le matin et une fois l’après-midi. Aussi, ayez toujours sous la main un petit bouquin à lire ou un carnet de note. De cette façon, lorsque vous êtes pris dans une période d’attente, vous pouvez utiliser ce temps pour noter des idées pour un projet, faire des listes, composer un poème ou une chanson, qui sait?! Pour le reste, il s’agit simplement de tenter de devenir un bon modèle pour les autres en étant vous-même ponctuel, en communiquant clairement et de façon concise.

Sources internes :

  • priorités mal définies, constamment révisées

  • difficulté à prendre des décisions

  • manque de concentration (tendance à rêvasser)

  • manque d’autodiscipline, distractions (ex : jeux informatiques ou autres)

  • système de classement inexistant ou inadéquat (espace encombré, fouillis, rien n’est « à sa place », piles et « petits papiers » partout)

  • oublis, mémoire défaillante (revenir sur ses pas, refaire deux fois la même activité, ex : relire un texte parce qu’on n’avait pas souligné les points importants à la première lecture, etc.)

  • syndrome de la page blanche

  • procrastination

  • fatigue ou maladie (fonctionnement au ralenti)

  • etc.

Il y a évidemment plus de travail à faire pour remédier ou atténuer les voleurs de temps que vous engendrez vous-même. Les principales pistes de travail sont la détermination de ses priorités, en fonction de ses valeurs fondamentales. C’est la base pour faciliter entre autres la prise de décision et apprendre à dire non (à ce sujet, je vous invite à lire ou à relire mon article de novembre 2009 portant sur les valeurs). Ensuite, une bonne organisation du temps nécessite une bonne organisation de l’espace : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place, c’est essentiel! De plus, se donner des objectifs et des sous-objectifs réalistes aide à se motiver. Par exemple : lire un chapitre ce matin, en faire un schéma-résumé si nécessaire, écrire un introduction à mon texte d’ici vendredi, appeler un commanditaire d’ici demain, etc. Et lorsque l’objectif est atteint, pourquoi pas une petite récompense? Voilà une façon bien agréable d’utiliser le temps qu’il nous reste! Prendre soin de soi, c’est important et c’est aussi un bon départ pour se sentir par la suite plus efficace et productif.

Souvenez-vous par ailleurs que le temps est comme l’argent, à la différence près qu’on ne peut l’accumuler d’une journée à l’autre pour en faire des réserves. On dispose d’un certain montant à chaque jour, et il n’en tient qu’à nous de l’utiliser à bon escient. Au fond, il est impossible de « perdre son temps ». C’est simplement que le temps passe, et à nous de choisir si on va s’en servir pour s’occuper à quelque chose de constructif, pour s’amuser ou tout simplement pour se reposer et se changer les idées… Tout dépend de votre profil d’investisseur et de votre humeur du jour!

Guylaine Deschênes, Ph.D., CRHA

Cet article a été publié sur le site de Mères & Cie (2010).